Debido a las diferentes medidas adoptadas para evitar la propagación y contagio del coronavirus (COVID-19), el Gobierno tomó la determinación de suspender las reuniones masivas donde participen más de 50 personas.
La mayoría de consejos de administración y representantes legales tomaron la decisión de aplazar las asambleas y adelantar los preparativos para llevarlas a cabo de manera virtual.
Dado lo anterior, me permito dar a conocer los aspectos a tener en cuenta para llevar a cabo con éxito y con el lleno de los requisitos legales las asambleas de manera virtual; estas pautas permitirán garantizar que las diferentes decisiones que se tomen no revistan de ineficacia o ilegalidad. Estos aspectos son:
- El artículo 64 del Código Civil nos habla de la fuerza mayor o casos fortuitos como eximentes de la responsabilidad, y la emergencia sanitaria decretada por la pandemia ocasionada por el coronavirus (COVID-19) es una situación de fuerza mayor, la cual, anudada con las determinaciones del Gobierno nacional, es una base suficiente para cancelar las asambleas presenciales de propiedad horizontal.
- Para cancelar la asamblea general convocada se debe enviar una comunicación a los propietarios, por medio de la cual se notifique la emergencia sanitaria, informando la cancelación de la asamblea.
- El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo expidió el Decreto 398 de 2020, por medio del cual adiciona el capítulo 16 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015, denominado “reuniones no presenciales de juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas”. Este nuevo capítulo comprende las siguientes disposiciones:
“Artículo 2.2.1.16.1. Reuniones no presenciales. Para los efectos de las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se hace referencia a ‘todos los socios o miembros’ se entiende que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.
El representante legal deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario durante toda la reunión. Asimismo, deberá realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sean en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.
Las disposiciones legales y estatutarias sobre con las disposiciones legales y estatutarias sobre convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones no presenciales de que trata el artículo 19 de la Ley 222 do 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012.
Parágrafo. Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros do junta directiva.
Artículo 2. Artículo lo Transitorio. En virtud de la declaratoria de estado de emergencia sanitaria decretada por medio de la Resolución 385 de 12 de marzo de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, y en consideración a la necesidad de facilitar mecanismos que eviten el riesgo de propagación de infecciones respiratorias agudas, las sociedades que a la fecha de entrada en vigencia del presente Decreto hayan convocado a reunión ordinaria presencial del máximo órgano social para el año 2020 podrán, hasta un día antes de la fecha de la reunión convocada, dar un alcance a la convocatoria, precisando que la reunión se realizará en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 148 del Decreto Ley 019 de 2012, y el artículo 1 del presente Decreto.
En el alcance se deberá indicar el medio tecnológico y la manera en la cual se accederá a la reunión por parte de los socios o sus apoderados.
El alcance deberá hacerse por el mismo medio que se haya utilizado para realizar la convocatoria.
Artículo 3. Aplicación extensiva. Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en los artículos 1 y 2 del Presente Decreto en la realización de reuniones no presenciales de sus órganos colegiados”.
Como puede apreciarse, el artículo 3 de la norma transcrita ayuda a superar la limitante establecida por el mencionado artículo 44 de la Ley 675 de 2001, en referencia a la ineficacia e invalidez de las decisiones ante la ausencia de alguno de los copropietarios o apoderados.
De acuerdo a lo anterior, después de cancelar la reunión presencial inicialmente convocada, se deberá proceder nuevamente a convocar en concordancia a lo dispuesto en el artículo 39 de la referida Ley 675 de 2001 la asamblea no presencial (virtual) establecida por el artículo 42 de la misma ley; es decir, se debe enviar la convocatoria a todos y cada uno de los copropietarios al último domicilio registrado, adjuntar el listado de deudores morosos al corte del último mes que antecede la convocatoria y hacerla mínimo con quince (15) días calendario de antelación a la fecha establecida para la realización de la asamblea general ordinaria.
De igual forma, para la realización de asambleas extraordinarias de manera virtual, la periodicidad de convocatoria será la contemplada en los estatutos; en silencio de estos, con una antelación no inferior a (5) cinco días calendario, recordando que las asambleas extraordinarias son única y exclusivamente para tratar necesidades imprevistas o urgentes que así lo ameriten.
Respecto a lo dicho, es importante mencionar que deben establecerse mecanismos para que los propietarios o sus representantes puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva de conformidad con el quorum requerido para el respectivo caso y que las votaciones y las comunicaciones deberán ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio utilizado, de lo cual dará fe el revisor fiscal de la copropiedad.
Por último, y con el ánimo de evitar inequívocas interpretaciones, es de aclarar que el artículo 3 del mencionado Decreto 398 de 2020 establece que su aplicación es extensiva a todas las personas jurídicas, sin excepción.
